home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / utilreen / booklet / book201.doc < prev    next >
Text File  |  1987-09-14  |  20KB  |  464 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.                  ┌───────────────────────────────────────────────┐
  19.                  │                                               │
  20.                  │                   BOOKLET                     │
  21.                  │                version 2.01                   │
  22.                  │        A Text File Dividing Program           │
  23.                  │     Users Guide and Manual of Operation       │
  24.                  │                                               │
  25.                  └───────────────────────────────────────────────┘
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.                            Copyright 1987 by Woodrow Smith
  34.                                  All Rights Reserved
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66. __
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.                                Distribution Notice
  74.                         ────────────────────────────────
  75.              Booklet is distributed under the concept of USER SUPPORTED
  76.         SOFTWARE.  This allows software authors to bring quality software
  77.         to users at the least cost possible.  Under this distribution
  78.         concept Booklet is yours to evaluate, copy and share with other
  79.         computer users.  If, after evaluating Booklet, you find it useful
  80.         then register your copy with the author.
  81.              It is important to register.  We trust users to register the
  82.         software that they continue to use after evaluating it.  This
  83.         remuneration keeps software authors producing USER SUPPORTED
  84.         SOFTWARE.  Registered users are also entitled to one year of free
  85.         advise in the use of Booklet.
  86.  
  87.              To register
  88.         (1) Fill out the Order Form in file ORDER.TXT
  89.         (2) Print the order form on you printer.
  90.         (3) Mail the order form and the $5.00 registration fee to the author:
  91.                        Woodrow Smith
  92.                        10908 Oleander Street
  93.                        Fontana, CA.  92335
  94.  
  95.              If you continue to use Booklet without donating, you are
  96.         undermining the concept that has bought this and many other fine
  97.         programs to you.
  98.  
  99.              If Booklet has no use in your computer environment you are
  100.          still encouraged to copy and distribute Booklet to other computer
  101.          users.  As Booklet is copyrighted, please observe the following
  102.          restrictions:
  103.            1) The Booklet package and included programs are unmodified.
  104.            2) No charge be made for coping or distributing the Booklet
  105.               Package, except the cost of the diskette, handling, and/or
  106.               mailing charges.
  107.            3) Booklet, or any part of the Booklet Package, may not be
  108.               distributed as part of another software package, without
  109.               written agreement with the author, Woodrow Smith.
  110.            5) No group, organization or individual has the right to act
  111.               for the author as agent in the collection of donations,
  112.               fees or any other remuneration for the Booklet package or
  113.               any part there of, except by written agreement with the
  114.               author.
  115.            6) By accepting and using the Booklet package the user accepts
  116.               all responsibilities and liabilities for any damage created
  117.               to files, loss of data or legal consequences resulting from
  118.               the use of Booklet.
  119.  
  120.  
  121.              Keep USER SUPPORTED SOFTWARE viable - register your software.
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.                 Booklet                                      Page -1-
  129.  
  130.  
  131.  
  132. __
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.  
  141.  
  142.                             Requirements and Limitation
  143.  
  144.          -Booklet can be used with either monochrome or color monitors.
  145.          -Booklet is not memory resident, so it will should not conflict
  146.           with any other program you are using.
  147.          -Booklet will run on any computer with a minimum of 64K memory.
  148.          -Booklet will only work with text file pages of 66 lines or
  149.           less.  This is based on the standard page length of a 8.5 x 11
  150.           page if using the standard printer setting of 6 lines-per-inch.
  151.          -Booklet will work with page widths of 1 to 132 characters.
  152.          -Although Booklet will divide a text file with the computer alone,
  153.           a printer connected to your computer is necessary to realize the
  154.           full potential of Booklet.
  155.          -To use Booklet, your system must have one or two floppy disk drives.
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.                                      Introduction
  166.  
  167.               Booklet is a program that divides text files into even-page
  168.          and odd-page files.  The even-page and odd-page files can then be
  169.          printed back to back to form pages very similar to pages in a
  170.          book.  When these pages are assembled in a binder the text file
  171.          can be used like a book.
  172.                This type of document printing has many advantages over the
  173.          normal fan fold that printers produce.  Documents printed on both 
  174.          sides of the paper are easier and more pleasant to handle than 
  175.          the fan fold.  Also indexes and table of content now are more 
  176.          convenient to use.  This printing technique also cuts your paper 
  177.          use in half, saving natural resources and your money.  Finally, 
  178.          document printed on both sides of the paper take up half the 
  179.          storage space. 
  180.              Booklet can be used on any text file.  These files can be
  181.         spreadsheet or data base results written to disk, word processor 
  182.         files you created, program documentation you receive on floppy 
  183.         disks, et ceter.
  184.              By using BOOKLET you can have easily produce professional 
  185.         appearing, convenient to use, hardcopy of all your reference 
  186.         manuals, spreadsheet projects and database records. 
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.                 Booklet                                      Page -2-
  195.  
  196.  
  197.  
  198. __
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.                                How Does Booklet Work?
  205.  
  206.               First a few words about printers.  Printer have a default
  207.          spacing of 6 lines per inch.  This makes the regular 8.5 x 11 inch
  208.          page is 66 lines long.  When you print a page of text that is less
  209.          than 66 lines long, a special symbol is used after the last line
  210.          to signal the printer to move to the top of the next page.  This
  211.          special symbol is the Form Feed symbol.  It looks like a small
  212.          circle with a plus sign under it, or the the medical symbol for
  213.          female.  This symbol forces the printer to advance to the top of
  214.          the next page before starting to print the next page.  This is how
  215.          files of varying length pages are handled.
  216.               When the page has 66 lines of text (even if some of them are
  217.          blank lines) the printer fills each page of paper with the
  218.          appropriate 66 lines and the Form Feed symbols are not needed.
  219.          This is how standard ASCII code files are structured.  Your
  220.          favorite word processing program may handle page breaks in a
  221.          similar or very different way.
  222.               Booklet reads a text file from a disk drive.  It then looks
  223.          in the text file for the Form Feed symbol or alternately counts
  224.          the lines needed per page.  This is how BOOKLET defines a page.
  225.          Booklet also allows you to include the Form Feed symbol
  226.          in the even-page and odd-page output files, if it is needed for
  227.          your printing setup.  Booklet then divides the text file into the
  228.          even-page and odd-page files; SIDE1.DOC and SIDE2.DOC.  These two
  229.          files can then used to print you document on both sides of the
  230.          paper.
  231.  
  232.  
  233.                              How do I Use Booklet?
  234.  
  235.                            General Program Use Notes
  236.               If BOOKLET asks for an item and it is enclosed in
  237.          square brackets (eg: [drive]) then it is an option that can be
  238.          skipped by a <CR>.  This will cause the default value to be used.  
  239.               If you make a mistake while typing a response, use the left
  240.          arrow or backspace key to erase the error.  Correcting an error
  241.          this way only works if done before hitting the <CR> to enter
  242.          the information.
  243.               If you type a selection that is out of the range; BOOKLET
  244.          will prompt you for a in-range selection.  In a similar manner if 
  245.          you give BOOKLET a non-existent file name or subdirectory a error 
  246.          message with directions will be displayed. 
  247.  
  248.                                       Step One
  249.               If you have not already done so boot your computer.  Also
  250.          copy the text file you want to divide onto a blank, formatted
  251.          diskette.  Use this copy to work on so if anything goes wrong you
  252.          will still have the original text file available to create another
  253.          copy from.  Always keep the original and work from a copy to
  254.          protect yourself from accidents.
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.                 Booklet                                      Page -3-
  261.  
  262.  
  263.  
  264. __
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.                                      Step Two
  270.               Determine what defines a page in the text file you want to
  271.          divide.  First check the text file for the Form Feed symbol.
  272.          View the file with the DOS TYPE command (eg: A>TYPE SAMPLE.DOC).
  273.          To stop the screen hold the Ctrl key down and press the "S" or
  274.          "Num Lock" key; a <CR> will restart the screen.  Carefully look
  275.          at the text in the area between pages.  If you see the Form Feed
  276.          symbol at the left margin, then your text file uses Form Feed
  277.          symbol to define the pages.  If you did not find the Form Feed
  278.          symbol your text pages may be organized by lines-per-page.
  279.               The easiest way to test if your text file is line-per-page
  280.          format is to call part, or all of it if isn't  too large, with
  281.          your favorite word-processing program.  Use your word-processing
  282.          program to automatically set page breaks at various lines-per-
  283.          page counts and see where the page breaks fall.  Change the lines-
  284.          per-page until the page breaks seem to be a aesthetics pleasing
  285.          and logical points in the text file.  (Hint: A common format is
  286.          full page or 66 lines-per-page.  Many other files are formatted
  287.          at 52 or 53 lines-per-page to allow for a blank header and footer
  288.          on each page.)
  289.               If your text file does not have Form Feed symbols and does
  290.          not seem to be a lines-per-page format then your file is one of
  291.          those very unusual and also very rare files.  The easiest way to
  292.          handle these files is to use your favorite word processing program
  293.          to add blank lines in appropriate places so to form pages of 66
  294.          lines long.  Due to the variety of word processors available
  295.          detailed instruction for this step are beyond the scope of this
  296.          documentation.
  297.               If your text file has Form Feed symbols in it and you want to
  298.          divide it by lines-per-page you must use the find-replace function
  299.          of your favorite word processor to remove the Form Feed symbols.
  300.          However, be cautioned that this may result in division of the text
  301.          file in places that are not pleasing to you.
  302.  
  303.  
  304.                                       STEP THREE
  305.               Running Booklet.  At the DOS prompt, place the disk
  306.          with BOOKLET.COM in one of your disk drives.  Call the program by
  307.          typing:        [drive] [subdirectory] BOOKLET
  308.                After the opening screen you will be asked for the
  309.          [drive][subdirectory] filename of the input text file to divide.
  310.          Your response must be 64 characters or less.  You will then be
  311.          asked for the [drive][subdirectory] you want the odd-page and
  312.          even-page output files to appear on.  This entry must also be
  313.          limited to 64 characters or less.  The odd and even page files
  314.          are always name SIDE1.DOC and SIDE2.DOC respectively.
  315.               The next screen is the parameter screen.  This screen allows
  316.          you to enter the information that defines a page in the input
  317.          file.  This is the information you discovered when you looked at
  318.          the input text file earlier.  It also allows you to select for
  319.          the Form Feed Symbol in the output files, SIDE1.DOC and SIDE2.DOC.
  320.          If printing will be done with a DOS command or a word processor
  321.          that uses the Form Feed Symbol to create page breaks; then select
  322.          to include the Form Feed Symbol.  All other printing situations
  323.          should select to exclude the Form Feed Symbol.
  324.  
  325.  
  326.                 Booklet                                      Page -4-
  327.  
  328.  
  329.  
  330. __
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.               The next screen is a report on the progress of the division
  336.          of the input file.  It is important to watch this screen to see if
  337.          anything unexpected happens during division of the input file.
  338.          Unexpected activity, like pages with 3 lines, usually means that
  339.          a stray form feed symbol is in the input file.
  340.               When the program is finished it will display a sign off mes-
  341.          sage.  You now have the odd pages (SIDE1.DOC) and the even pages
  342.          (SIDE2.DOC) in separate files.
  343.  
  344.                                       Step FOUR
  345.               Inspect the files SIDE1.DOC and SIDE2.DOC to make sure the
  346.          text file has been divided to your satisfaction.  This is most
  347.          easily done with the DOS TYPE command (eg: TYPE SIDE1.DOC).  If
  348.          the files are not acceptable, re-evaluate what determines a page
  349.          in your text file and rerun Booklet using different parameters.
  350.  
  351.                                       Step FIVE
  352.               Print the pages of your booklet.  If the original text file
  353.          was generated by your favorite word processing program it may
  354.          contain non-ascii code.  This is usually encountered if you used
  355.          word processor functions like underlining, bold or shadow
  356.          printing, subscripts, et cetera.  In this case the pages of the
  357.          text should be printed using the print-function of the word
  358.          processing program that generated the original text file.  This
  359.          way the embedded non-ascii code will be interpreted correctly.
  360.               However if the original text file is standard ascii code, as
  361.          is most documentation files you receive on diskettes, then the
  362.          pages can easiest be printed using the DOS TYPE command and
  363.          redirects it to the printer (eg: TYPE SIDE1.DOC > PRN).
  364.               With either method of printing, it is advisable to use the
  365.          printer's tractor, if the printer is so equipped, as this prevents
  366.          the paper from drifting better than friction feed of the paper.
  367.          Also you may want to offset the paper in the printer to make the
  368.          left margin 1/4 inch wider than the right margin.  This allows
  369.          space for the binding of the pages in a notebook.
  370.               Because of the variety of printers and text files margins,
  371.          you are encouraged to experiment with the size of print and
  372.          margins until you find the combination that is satisfactory to
  373.          you before attempting to print all the pages of your text file.
  374.               Also make sure enough paper is available to the printer to
  375.          complete the printing of the number of pages reported by Booklet
  376.          on the report screen.
  377.               Using one of the two printing methods mentioned above, print
  378.          the file SIDE1.DOC.  Please note the position on the printer
  379.          platen where the left edge of printing begins.
  380.               When the printer is finished with the file SIDE1.DOC.  Remove
  381.          the paper, turn it over and feed it into the printer with the top
  382.          and reverse side of page one under the print head.  At this point
  383.          you may want to adjust the paper so the left edge of printing will
  384.          be about the same place as the right margin edge on the reverse
  385.          side.  Do this by off centering the paper in the printer until the
  386.          point on the platen where the left edge of printing begins is at
  387.          the same place where you want print on the paper.  Using the same
  388.          method of printing used for SIDE1.DOC, print the file SIDE2.DOC.
  389.  
  390.  
  391.  
  392.                 Booklet                                      Page -5-
  393.  
  394.  
  395.  
  396. __
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.                                    STEP SIX
  403.              Assembling your booklet.  The paper should now have sequential
  404.          pages printed on both sides of the paper.  Remove the paper from
  405.          the printer.  Remove the perforation strip from the edge of the
  406.          paper and separate the pages.  Assemble the pages in numeric
  407.          order.  In the left margin, paper punch holes to match the
  408.          attaching mounts of a binder or report cover.  Install the pages
  409.          in the binder or report cover.
  410.               For the finishing touch, type a label for the outside of the
  411.          binder or report cover.  This should include the program name,
  412.          version number, and title.  For Booklet the label might be:
  413.                                       BOOKLET
  414.                                      ver  2.01
  415.                               A Text Dividing Program
  416.                        User's Manual and Guide for Operation
  417.  
  418.               This completes the creation of a booklet from your text file.
  419.          I think you will find the booklet approach makes text files far
  420.          less frustrating to deal with than the fan fold printer normally
  421.          produce.  In Addition, printing on both sides of the paper will
  422.          cut you paper cost in half, saving you money.  This also saves
  423.          natural resources and make you printed documents store in half the
  424.          space normally used.
  425.  
  426.          Keep USER SUPPORTED SOFTWARE viable - register your software.
  427.  
  428.                                   Version History
  429.                               ──────────────────────
  430.               Version numbers indicate which features are in the Booklet
  431.          you are running.  Major program changes are reflected in the left
  432.          number.  Version refinements are reflected in the first decimal
  433.          number.  Minor or cosmetic refinements are reflected in the second
  434.          decimal number.
  435.          ver #               comments
  436.           1.00   This was the original Booklet.
  437.           1.10   Could now handle any imbedded print commands. Including
  438.                  subscripts, underlining, bold, double strike or shadow
  439.                  printing.
  440.           1.20   Corrected occasional glitch in error checking for "disk
  441.                  to full to continue" operation.
  442.  
  443.           2.00   Supports drive and subdirectory selection for both input
  444.                  and output files.
  445.           2.01   Improved invalid-path-name checking.
  446.  
  447.               Comments and question concerning Booklet can be sent to
  448.           Woody Smith by:
  449.           (postal mail)                  (electronic mail)
  450.  
  451.             Woody Smith                   Woody Smith,
  452.             10908 Oleander St.            F.B.B.S.,
  453.             Fontana, CA.  92335           U.S. Mailbox section
  454.                                           (714) 822-9424
  455.  
  456.  
  457.  
  458.                 Booklet                                      Page -6-
  459.  
  460.  
  461.  
  462. __
  463.  
  464.